¿Está su empresa aprovechando al máximo sus sistemas de impresión y copia?

Las empresas actuales se centran cada vez mas en la eficiencia y productividad incorporando sistemas y herramientas que faciliten las tareas rutinarias y optimicen los recursos disponibles.

Para los responsables de compras y CEOs la decisión de invertir o realizar un contrato de renting para sistemas de impresión multifunción suele ser una decisión a la que se enfrentan varias veces en su vida.

En Ofimática del Segura, comprendemos la importancia de tomar una decisión adecuada a sus necesidades don la máxima rentabilidad, por eso podemos ayudarle a tomar la mejor decisión analizando algunos aspectos de su empresa.

Qué son los sistemas de impresión profesionales

Los sistemas de impresión que se emplean en las empresas suelen ser multifunción, ya que ofrecen el equilibrio perfecto entre la funcionalidad, el coste y una velocidad y eficiencia adecuadas para la mayoría de las tares de despacho u oficina.

Estos equipos cuentan con la capacidad de realizar múltiples tareas como imprimir, copiar, escanear y enviar faxes, de forma más rápida y centralizada.

Además, permiten utilizar funciones avanzadas como la programación de trabajos y la impresión en lotes, garantiza que incluso los proyectos más grandes se completen en tiempo récord, control de acceso y uso, para garantizar los protocolos de acceso a la información, o la optimización de los recursos, minimizando el uso de papel, consumo de tóner, o consumo energético, etc.

Así mismo, al ser equipos más robustos y con mejores componentes que las impresoras de sobremesa, tienen menos averías y permiten  operar sin interrupciones, manteniendo altos niveles de productividad.

Ventajas de los sistemas de impresión multifunción en la empresa

1. Mayor calidad de impresión

La calidad de impresión es fundamental, especialmente cuando se trata de documentos corporativos, presentaciones o material de comercial o marketing.

Los sistemas de impresión multifunción permiten diferentes niveles de calidad desde una impresión de alta calidad hasta un tipo borrador.

Gracias a tecnologías de última generación se consiguen gráficos nítidos en blanco y negro o en color, colores realistas y consistentes, textos claros y precisos, márgenes ajustados, etc. y la posibilidad de imprimir en una variedad de formatos y tamaños obteniendo documentos que reflejan la atención al detalle y el compromiso con la excelencia de su empresa.

Las impresoras multifuncionales crean documentos para todos los usos desde materiales promocionales, informes anuales, hasta documentos de trabajo internos, eligiendo en cada momento la calidad y formato más adecuada.  

2. Reducción de Costes Operativos

Aunque la inversión inicial puede ser mayor, a largo plazo ayudan a reducir los costes operativos.

Gracias a su eficiencia en el consumo de tóner o tinta y a la durabilidad de sus componentes, se minimizan los gastos recurrentes en suministros y mantenimiento.

Además, cuando se opta por modelos de alquiler nos contar siempre con la última tecnología sin necesidad de reinvertir en un nuevo equipo.

Las opciones de gestión de impresión, como el control de cuotas y la impresión a demanda, permiten una utilización más racional de los recursos, evitando impresiones innecesarias y reduciendo el desperdicio.

De esta manera, no solo se optimizan los costes, sino que también se promueve una cultura de responsabilidad y sostenibilidad dentro de la empresa.

3. Seguridad de la Información

Esto es especialmente relevante para sectores con altos requerimientos de privacidad, como el legal, financiero y sanitario, entre otros.

Está claro que la seguridad de la información es cada vez más crucial en el ámbito de la empresa, y los sistemas de impresión multifunción ofrecen características avanzadas para proteger el acceso a sus datos.

La autenticación de usuario, el cifrado de datos y la capacidad de restringir el acceso a funciones específicas aseguran que solo personal autorizado pueda manejar documentos confidenciales. 

Además, la posibilidad de rastrear y auditar las actividades de impresión proporciona una capa adicional de control, ayudando a prevenir fugas de información y garantizando el cumplimiento de las políticas de seguridad internas.

4. Capacidad de Gestión Remota

La gestión remota es una característica destacada de los sistemas de impresión modernos.

A través de interfaces web y aplicaciones móviles, es posible monitorizar el estado de los equipos, realizar actualizaciones de firmware y resolver problemas sin necesidad de estar físicamente presente.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también permite una respuesta más rápida ante cualquier inconveniente, manteniendo así la continuidad operativa.

Esta capacidad de gestión remota es particularmente útil para empresas con múltiples ubicaciones, facilitando una supervisión centralizada y coherente de todos los dispositivos de impresión.

Además, nos permite a los proveedores de servicios ofrecer un soporte más eficiente y proactivo, anticipándose a las necesidades y evitando interrupciones inesperadas.

5. Personalización y Versatilidad

Los sistemas multifunción profesionalizados destacan por su capacidad de personalización, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Desde el tamaño y tipo de papel hasta la impresión a doble cara y la creación de folletos, estos equipos ofrecen una versatilidad que los hace indispensables en cualquier entorno de trabajo.

La posibilidad de ajustar configuraciones según el tipo de tarea o departamento permite una mayor flexibilidad y optimización de recursos.

Además, la compatibilidad con diversos tipos de papel y acabados permite a las empresas producir una amplia gama de materiales internamente, desde tarjetas de visita hasta carteles y folletos, eliminando la necesidad de recurrir a proveedores externos y acelerando los tiempos de producción.

6. Integración con la Nube y Dispositivos Móviles

La integración con servicios en la nube y dispositivos móviles es una característica esencial en el entorno laboral moderno.

Los sistemas multifunción que ofrecen estas capacidades permiten a los empleados imprimir documentos directamente desde aplicaciones móviles o cuentas de almacenamiento en la nube, agilizando los flujos de trabajo y facilitando el acceso a documentos desde cualquier lugar.

Esta flexibilidad es especialmente valiosa para equipos de trabajo distribuidos o que operan en entornos híbridos.

La capacidad de escanear documentos y almacenarlos directamente en la nube también mejora la eficiencia y la colaboración, permitiendo un acceso rápido y seguro a la información desde cualquier dispositivo autorizado. Esto no solo optimiza los procesos internos, sino que también mejora la capacidad de respuesta ante clientes y socios comerciales.

7. Soporte Técnico y Mantenimiento

Este nivel de soporte permite a las empresas centrarse en sus actividades principales sin preocuparse por las interrupciones en sus sistemas de impresión.

Adquirir sistemas de impresión multifunción a menudo incluye un servicio de soporte técnico y mantenimiento, lo que garantiza que los equipos funcionen de manera óptima y cualquier problema técnico se resuelva rápidamente.

En Ofimática del Segura, ofrecemos un soporte integral que incluye la instalación, configuración y mantenimiento regular de los equipos, asegurando así su máximo rendimiento y durabilidad.

Nuestro equipo de técnicos especializados está disponible para brindar asistencia tanto de manera remota como in situ, proporcionando soluciones rápidas y efectivas ante cualquier eventualidad. 

8. Reducción del Impacto Ambiental

La sostenibilidad es una preocupación creciente para muchas empresas, y los sistemas de impresión multifunción están diseñados con características ecológicas para ayudar a reducir el impacto ambiental de nuestra actividad.

La impresión a doble cara predeterminada, el uso eficiente de energía y la posibilidad de reciclar consumibles son solo algunas de las prácticas que contribuyen a una operación más verde.

Además, muchas de estas máquinas están certificadas por estándares ambientales reconocidos, como ENERGY STAR, lo que garantiza que cumplen con estrictos criterios de eficiencia energética.

Al optar por soluciones de impresión más sostenibles, su empresa no solo reduce su huella de carbono, sino que también refuerza su compromiso con la responsabilidad ambiental, una cualidad cada vez más valorada por clientes y socios.

9. Imagen de Marca

La calidad de los documentos impresos tiene un impacto directo en la percepción de su marca.

Utilizar sistemas de impresión multifunción de alta calidad asegura que todos los materiales impresos, desde informes hasta material de marketing, reflejen la profesionalidad y la seriedad de su empresa. Una presentación impecable no solo mejora la comunicación, sino que también fortalece la confianza y la reputación ante clientes y socios comerciales.

La posibilidad de personalizar y producir materiales de alta calidad internamente también permite a las empresas ser más ágiles y creativas en sus estrategias de marketing y comunicación, respondiendo rápidamente a las necesidades del mercado y aprovechando oportunidades con mayor eficacia.

Desventajas de los Sistemas Multifunción

A pesar de sus numerosos beneficios, los sistemas multifunción también presentan algunas desventajas.

En primer lugar, el coste inicial puede ser elevado, lo que puede resultar prohibitivo para algunas empresas, especialmente las más pequeñas.

Este coste puede amortizarse a largo plazo y supondrá una reducción de gastos operativos.

Otro inconveniente es la complejidad de uso y mantenimiento de estos sistemas. Aunque están diseñados para ser intuitivos, puede ser necesario una configuración inicial para que el personal tenga claro como utilizarlo y la empresa proteja su información y sus accesos a la red.

Contratar un servicio de instalación y mantenimiento con un proveedor especializado como Ofimática del Segura, cubrirá todas estas necesidades.

Además, las reparaciones pueden requerir la intervención de técnicos especializados, lo que puede generar gastos adicionales y tiempos de inactividad.

Finalmente, la integración de múltiples funciones en un solo dispositivo puede llevar a una dependencia excesiva del mismo. Si el sistema multifunción falla, puede interrumpir varios procesos críticos en la oficina simultáneamente, afectando la productividad.

Por esta razón, es importante contar con un plan de contingencia y soporte técnico confiable, como un servicio de sustitución por avería.

En resumen, los sistemas de impresión multifunción ofrecen una serie de ventajas que mejoran la eficiencia, calidad y seguridad en el entorno empresarial, traduciéndose en un mayor rendimiento y satisfacción tanto para los empleados como para los clientes.

En Ofimática del Segura, nos comprometemos a proporcionar la solución de impresión que mejor se adapte a las necesidades específicas de su empresa, ayudándole a alcanzar sus objetivos con últimos modelos y sistemas de gestión y un soporte técnico profesional y con tiempo máximo de atención.

¿No está seguro de qué impresora es la mejor para su empresa? Contacte con nosotros y le asesoraremos sin compromiso para optimizar sus procesos de impresión y reducir costes. ¡Su eficiencia es nuestra prioridad!