¿Tu empresa utiliza correctamente sus equipos de impresión?

Optimizar el uso de los equipos de impresión es crucial para mantener la eficiencia operativa y controlar los costes de una oficina.

En Ofimática del Segura, sabemos que, aunque los sistemas de impresión multifunción son herramientas valiosas, su mal uso puede generar problemas y gastos extra innecesarios.

A continuación te contamos los errores más comunes al utilizar equipos de impresión y cómo evitarlos para maximizar el rendimiento y la duración de tus dispositivos.

Errores a evitar en el uso de sistemas de impresión

Error 1. No capacitar al personal

Uno de los errores más comunes es no formar al personal cuando se instala un equipo nuevo en la oficina.

La mayoría de los errores de uso y de los problemas con los equipos de impresión pueden evitarse si los usuarios saben cómo operar correctamente las máquinas y qué hacer ante las incidencias más habituales.

Un usuario bien informado puede resolver pequeños problemas de forma autónoma, evitando así interrupciones y la necesidad de asistencia técnica constante. Además, la capacitación debe ser continua, especialmente cuando se actualizan equipos o software.

La formación debe incluir el manejo básico, la resolución de problemas comunes y el uso eficiente de los recursos. 

En Ofimática del Segura al instalar nuestras máquinas incluimos una formación específica para los departamentos que las vayan a utilizar, y atendemos telefónicamente las dudas ante las incidencias que vayan surgiendo. 

Error 2. No realizar mantenimiento preventivo regular

El mantenimiento preventivo es esencial para prolongar la vida útil de los equipos de impresión y evitar averías más costosas.

Esto incluye la limpieza regular de los componentes, la actualización firmware de la máquina y la revisión de los niveles de tóner o tinta. Programar mantenimientos periódicos puede prevenir interrupciones en el flujo de trabajo y asegurar que las impresoras funcionen de manera óptima.

Las impresoras multifunción tienen partes móviles y componentes que pueden acumular polvo y residuos de tinta o tóner. Limpiar regularmente los rodillos, cabezales de impresión y otras partes móviles asegura un funcionamiento suave y reduce el desgaste.

Además, las actualizaciones de firmware son cruciales para mantener la seguridad y funcionalidad del equipo.

Los contratos de venta o alquiler de Ofimática del Segura incluyen mantenimiento preventivo y atención de averías para que sus máquinas estén siempre operativas ajustando costes. ¡Consulte nuestras condiciones!

Error 3. No evaluar la calidad de los consumibles

Optar por consumibles no originales o de baja calidad puede parecer una forma de ahorrar dinero, pero a largo plazo puede resultar en mayores costes en reparación de averías y reducción de la vida de las máquinas.

Los tóneres y cartuchos de tinta no adecuados pueden causar problemas de compatibilidad y reducir la calidad de impresión. Además, pueden dañar los componentes internos de la impresora, lo que lleva a reparaciones costosas y tiempos de inactividad.

Los consumibles originales están diseñados específicamente para funcionar con tu equipo, garantizando la mejor calidad de impresión y durabilidad.

Aunque los consumibles no originales pueden ser más baratos inicialmente, su uso puede invalidar la garantía del fabricante y llevar a problemas técnicos que requieren costosas reparaciones.

Error 4. Imprimir documentos innecesarios

La impresión de documentos innecesarios es una práctica común que desperdicia papel y recursos de tinta o tóner.

Para ello podemos implementar algunas técnicas:

• definir y comunicara todo el personal políticas de impresión responsables
• fomentar la digitalización de documentos puede ayudar a reducir este desperdicio
• utilizar la función de impresión a doble cara
• revisar los documentos antes de imprimir
• utilizar la calidad borrador en b/n para documentos internos

Además de ser una medida de ahorro, la reducción de impresiones innecesarias contribuye a la sostenibilidad ambiental. Fomentar el uso de documentos digitales, correos electrónicos y almacenamiento en la nube reduce el uso de papel y los residuos generados.

Establecer directrices claras sobre qué documentos necesitan ser impresos y cuáles no puede ayudar a cambiar los hábitos de impresión en la oficina.

Error 5. Ignorar las configuraciones de seguridad

En el entorno empresarial actual, la seguridad de la información es crucial tanto internamente, limitando el acceso a documentos confidenciales, como externamente evitando los ciberataques cada vez más frecuentes.

Las impresoras conectadas a redes empresariales son vulnerables a ataques cibernéticos si no están adecuadamente protegidas.

Implementar contraseñas seguras, cifrado de datos y autenticación de usuarios son pasos esenciales para proteger la información confidencial. Además, las auditorías de seguridad periódicas pueden identificar y corregir posibles vulnerabilidades.

Muchos sistemas de impresión modernos ofrecen características avanzadas de seguridad, como la autenticación de usuarios y el cifrado de datos. No utilizar estas configuraciones puede poner en riesgo la confidencialidad de los documentos impresos.

por la seguridad de tu empresa y tus clientes, asegúrate de configurar y mantener actualizadas todas las medidas de seguridad disponibles en tus equipos de impresión.

Error 6. No monitorizar el uso de la impresora

La falta de monitoreo del uso de la impresora puede llevar a un gasto excesivo y a la utilización ineficiente de los recursos. 

Implementar software de gestión de impresión permite a las empresas rastrear y controlar quién imprime qué y cuándo, optimizando así los costes y mejorando la eficiencia operativa. 

Esta herramienta también puede:

• ayudar a identificar y corregir comportamientos de impresión innecesarios o incorrectos
• proporcionar datos valiosos que pueden ser utilizados para identificar áreas de mejora. Por ejemplo, si se detecta que ciertos departamentos imprimen más de lo necesario, se pueden implementar medidas específicas para reducir el desperdicio.
• generar informes que ayudan a entender mejor el uso de recursos y planificar futuras inversiones en equipos

En Ofimática del Segura le ayudamos a configurar y personalizar el software de gestión de nuestras impresoras para que obtenga el máximo control y rendimiento. ¡Consúltenos!

Error 7. No aprovechar las funciones avanzadas

Muchos equipos de impresión multifunción ofrecen funciones avanzadas que pueden mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo.

Estas incluyen la capacidad de escanear y enviar documentos por correo electrónico, la impresión móvil o la integración con servicios en la nube.

Las funciones avanzadas están diseñadas para simplificar tareas cotidianas y mejorar la colaboración. Por ejemplo, la capacidad de escanear documentos directamente a la nube permite compartir información rápidamente con colegas o clientes, independientemente de su ubicación.

En Ofimática del Segura le ayudamos a configurar estas funciones adaptándolas a sus usos y necesidades y aumentar así el potencial de productividad de sus equipos de impresión.

Error 8. No Evaluar las Necesidades Reales de Impresión

Antes de adquirir nuevos equipos de impresión, es fundamental evaluar las necesidades reales de tu empresa.

Comprar impresoras sin considerar el volumen de impresión, las funciones necesarias y el entorno operativo puede dar lugar a equipos infrautilizados o insuficientes.

Realiza un análisis detallado de tus requisitos de impresión para elegir los dispositivos que mejor se adapten a tus necesidades.

Un análisis exhaustivo debe incluir:

• una evaluación del volumen de impresión mensual,
• la necesidad de funciones específicas (como impresión a color, escaneo, fax, tamaños de papel, tipos de papel),
• espacio disponible en la oficina.

Involucrar a los empleados en este proceso puede proporcionar información valiosa sobre las características y capacidades que realmente necesitan utilizar. 

Solicítenos sin compromiso el análisis de necesidades de impresión de su empresa y la propuesta más adecuada para su negocio. 

Evitar estos errores comunes puede ayudar a maximizar la eficiencia y vida de sus equipos de impresión, así como a reducir costes operativos y mejorar la productividad en la oficina.

En Ofimática del Segura le ayudamos a optimizar el uso de sus equipos de impresión o le asesoramos para elegir el equipo más adecuado para su empresa. ¡Pregúntenos sin compromiso!